Wat ik leerde als personal leadership trainee

Het is alweer twee weken geleden sinds mijn laatste blogpost hier verscheen. Het ging dus even wat minder met mijn voornemen om hier wekelijks een nieuw bericht te plaatsen (guilty), maar dat had alles te maken met het volgende.

Vorige week vrijdag was de jaarafsluiting van mijn traineeship. We sloten het jaar af met een reflectiebijeenkomst en een barbecue. Tijdens de reflectiebijeenkomsten binnen ons traineeship is het de bedoeling dat je op een creatieve manier reflecteert op de afgelopen periode. Dit keer besloot ik het - omdat het de allerlaatste reflectiebijeenkomst was - wat groter aan te pakken dan normaal. Ik maakte namelijk een stop-motion filmpje (dus na het maken van een verhaal, videoscript, tekeningen, foto's en het in elkaar zetten van de video (ofwel een paar weken) was dit het resultaat ;) ). In deze video en tekst zie je de inzichten die ik opdeed als personal leadership trainee.

De afgelopen twee jaar volgde ik het ‘Fast Forward’ traineeship, een traineeship gericht op persoonlijk leiderschaps- en managementvaardigheden. In twee jaar tijd kreeg ik de kans om bij diverse opdrachtgevers te werken en daarnaast een ontwikkelprogramma te volgen. Ik werkte de eerste acht maanden als adviseur programmamanagement bij een regionaal samenwerkingsverband, hier stond het thema ‘duurzaamheid’ centraal. Daarna begon ik als beleidsmedewerker HR binnen een stichting voor kinderopvang en basisonderwijs en hier werk ik momenteel nog steeds. In het bovenstaande filmpje deel ik de inzichten die ik als personal leadership trainee opdeed.
Hieronder vind je de uitgeschreven tekst.

Inzicht 1: Werk zo veel mogelijk 'bottom up' & af en toe 'top down'

Als er iets is wat ik zelf heb gezien en ervaren is het wel dat een ‘top down’ benadering vaak slecht uitpakt. Daarbij sluit een ‘top down’ benadering ook totaal niet aan bij mijn eigen visie.
Ik vind het belangrijk om te luisteren naar iemand zijn ervaringen en een oplossing te creëren die zo veel mogelijk aansluit bij de verschillende wensen van betrokkenen.
In het kort komt ‘top down’ er daarentegen op neer dat beslissingen van bovenaf in de organisatie worden medegedeeld. Bij ‘bottom up’ wordt er gekeken naar de behoefte van de betrokkenen en worden zij actief betrokken bij het proces. Je creëert op deze manier draagvlak en eigenaarschap. Factoren die van belang zijn voor een goede uitvoer op de langere termijn.

In order to build a rewarding employee experience, you need to understand what matters most to your people.

Julie Bevacque

Inzicht 2: Ga op avontuur

Er zijn een heleboel modellen en theorieën, deze kunnen je helpen om overzicht te creëren. Maar een collega adviseerde mij een jaar geleden om ook af te wijken van de gebaande paden.
Daar ben ik het zo erg mee eens. Dus: Vertrouw op je intuïtie. Toon je kwetsbaarheid. Ga de confrontatie aan. Spreek je uit. Denk buiten de kaders en ga op avontuur.

Courage starts with showing up and letting ourselves be seen.

Brené Brown

Inzicht 3: Wees pro-actief

Juist omdat veranderen tijd kost en de beslissers vaak een volle agenda hebben kun je beslissingen in een stroomversnelling brengen door zelf veel voorwerk te doen. Zo neem je anderen werk uit handen. Fijn voor hen en fijn voor jou, want je bereikt sneller een resultaat. Ik doe dit zelf bijvoorbeeld door overlegmomenten te plannen, een agenda op te stellen, notulen te maken, actiepunten met deadlines te formuleren en reminders te sturen naar mensen waar ik van afhankelijk ben.

Ik ben een controlfreak, maar heb inmiddels geleerd om de controle wat meer los te laten. Je hebt niet overal invloed op. Je kunt planningen maken zo veel als je wilt, maar verandering is de enige constante. Ik heb in de afgelopen periode te maken gekregen met wisselingen van begeleiders, wisselingen van bestuurders, veranderende organisaties en (door Corona) zelfs met een veranderende kijk op de wereld.

Een goede voorbereiding is ook relevant wanneer je net in een nieuwe organisatie begint. Door middel van een organogram krijg je een beeld van hoe de organisatie in elkaar zit. Een stakeholderanalyse helpt je dan weer om inzichtelijk te maken wie de belangrijkste betrokkenen zijn en wat voor rol ze hebben. Ook RASCI kan je helpen om zicht te krijgen op rollen en verantwoordelijkheden.

I believe that everyone chooses how to approach life. If you’re proactive, you focus on preparing. If you’re reactive, you end up focusing on repairing.

John C. Maxwell

Inzicht 4: First things first

To do lists, je kent ze vast wel. Ik werk er graag mee, maar toen ik begon als Adviseur Programmamanagement en te maken kreeg met verschillende programma’s en verschillende projecten werd mijn to do list een lange, onoverzichtelijke brij. Het werd een lijst vol taken waar ik misschien iets mee moest, waar ik in de toekomst iets mee moest of waar iemand anders wat mee moest (maar waarvan ik wel wilde bewaken of dit ook werd gedaan). Deze lange lijst werkte alles behalve motiverend. Ik ging van mijn prachtige excel document met filters en kleurtjes naar Trello, om hier vervolgens weer in dezelfde valkuil te trappen.

Dankzij een collega maakte ik kennis met de Matrix van Eisenhower en dit hielp mij enorm. In deze matrix deel je taken in op basis van prioritering en urgentie. Je weet dus precies met welke taken je het eerst iets moet en welke even kunnen wachten. Dit wil ook zeggen dat je je grenzen beter kunt bewaken, niet alle klusjes aan neemt die over de schutting worden gegooid. Want dan komen jouw eigen prioriteiten in de knel.

Door de podcast ‘de psychologie van succes’ kwam ik daarnaast tot het inzicht om elke dag maximaal drie to do’s op te schrijven. En dit bevalt me ook erg goed. Een lange lijst voelt namelijk bij het opschrijven erg productief, maar wanneer je niet alles kunt uitvoeren zorgt het alleen maar voor frustratie. Tegenwoordig pak ik maximaal drie to do’s en wanneer deze zijn afgevinkt komen er pas weer nieuwe to do’s op mijn lijstje.

Put first things first and we get second things thrown in; put second things first and we lose both first and second things.

C.S. Lewis

Inzicht 5: Creëer je eigen droombaan met 'jobcrafting'

Als trainee kreeg ik in december 2019 de kans om op de ‘Talententuin Achterhoek’ een workshop te geven over het creëren van je eigen werkgeluk. Ter voorbereiding verdiepte ik me in dit thema, ik las op websites, luisterde naar podcasts en zo maakte ik kennis met de term ‘jobcrafting’. Jobcrafting wil zeggen dat je je baan zo vormgeeft dat het meer aansluit bij je eigen behoeften.

Het is heel makkelijk om – wanneer iets niet gaat zoals je wilt – te denken dat het in andere organisaties beter is. Maar ik geloof dat je met zo’n instelling nooit lang binnen een organisatie blijft werken, in elke organisatie zul je tegen dingen aanlopen. Net als in een relatie heb je ook in een baan ups en downs. In plaats van de handdoek meteen in de ring te gooien, kun je ook jouw behoeften uitspreken. Misschien kun je met een collega van taak wisselen. Wanneer je niet uitspreekt wat je wilt, hoe verwacht je dan dat je het krijgt?
Ook is het belangrijk om te beseffen dat je jouw passie niet altijd uit je werk hoeft te halen, je kunt ook vrijwilligerswerk doen, een leuke hobby hebben of een nieuwe opleiding volgen.

Some chase after their dream job, while others create their dream job.

Coco J. Ginger

Inzicht 6: Blijf dicht bij jezelf. Alleen jij weet wat jij nodig hebt en wat jij wilt

Wanneer het aankomt op belangrijke keuzes in je leven is het belangrijk dat je zelf beslist wat je doet. Natuurlijk kun je in gesprek gaan met anderen, hun perspectief aanhoren maar uiteindelijk is het jouw leven. Doe wat je in hart voelt dat het beste is. Iedereen heeft zijn eigen referentiekader. Dat je beste vriendin optie A zou kiezen, wil niet zeggen dat optie A voor jou ook de juiste keuze is.

Tijdens ons traineeship hadden we na elke module een bijeenkomst die draaide om reflectie en het formuleren van nieuwe doelen. Ik vind het belangrijk om dit ook na het traineeship te blijven doen. Om steeds even in te checken bij mezelf. Want waar sta ik op dat moment en waar wil ik heen? Komt dat nog met elkaar overeen? Wat vind ik fijn en wat juist niet? Wat wil ik ontwikkelen?

Your time is limited, so don’t waste it living someone else’s life.

Steve Jobs

Inzicht 7: Zoek een organisatie met een cultuur die bij je past

Tijdens mijn eerste opdracht als trainee werkte ik binnen een organisatie met een innovatiegerichte cultuur. Toen ik aan mijn tweede opdracht begon was mijn verwachting dat ik terecht zou komen in een mensgerichte cultuur. Ik geloof ook zeker dat er een mensgerichte cultuur is binnen de kindcentra. Maar op het bestuursbureau waar ik werk is een beheersgerichte cultuur. Doen we alles volgens wet- en regelgeving, is er voldoende kwaliteit, is de administratie op orde. Ik merk dat ik daarentegen graag werk binnen een mensgerichte cultuur. Natuurlijk kan ikzelf een mensgerichte benadering toepassen, maar ik kan niet in mijn eentje een hele cultuur creëren.

Corporate culture matters. How management chooses to treat its people impacts everything for better or for worse.

Simon Sinek

Inzicht 8: Persoonlijk leiderschap draait om meer dan werk

In één van de eerste modules kregen we een masterclass van Sjanett de Geus, over lifecrafting. Tijdens de masterclass gingen we aan de slag met een ‘roadmap’. Hierop tekende je lijnen voor de verschillende domeinen in je leven, bijvoorbeeld: werk, relaties, woonsituatie, financiën, ontspanning, gezondheid, persoonlijke ontwikkeling.
Op de lijnen schreef je jouw doelen voor dat levensdomein. Aan het eind van de lijnen was je ideale situatie. Deze masterclass liet me inzien dat het ook goed is om te kijken naar het totaalplaatje. Wanneer ik mijn doelen voor mijn woonsituatie wil bereiken, wat betekent dat dan voor mijn financiën óf voor mijn werk. Je kunt deze levensgebieden ook niet los zien van elkaar. Wanneer ik problemen heb in mijn relatie, heeft dit effect op mijn werk, effect op ontspanning en op de langere termijn wellicht op mijn gezondheid. Kortom: Wanneer je lekker in je vel zit heeft dat effect op alle gebieden in je leven.

Nurturing yourself isn’t selfish – it’s essential to your survival and your well-being.

 Renée Peterson Trudeau

© Photo by Daniel Fazio on Unsplash