Hoe maak je de juiste keuze? #3: de prioriteitenmatrix van Eisenhower
Deze blogpost gaat over de prioriteitenmatrix van Eisenhower. Ik leg je uit hoe je deze matrix toepast om je productiviteit te vergroten. Ook vertel ik je hoe je prioriteiten kunt stellen op basis van je persoonlijke doelen.
Dit is deel 3 van de blogposts over 'keuzes maken'. Deel één gaat over de basisbehoeften volgens Maslow. Deel twee gaat over de factoren tijd, energie en geld. Mocht je de eerdere twee blogposts nog niet hebben gelezen, dan raad ik je aan om dit eerst te doen!
Wat is de prioriteitenmatrix?
De prioriteitenmatrix van Eisenhower kun je gebruiken om taken te structureren. Je kunt in één oogopslag zien welke taken je op de korte en welke taken je op de lange termijn of helemaal niet uit moet voeren.
Zoals je hierboven ziet bestaat de matrix uit twee assen, 'prioriteit' en 'urgentie'. In kwadrant 1 staan taken die belangrijk en urgent zijn. Deze kun je het beste zo snel mogelijk uitvoeren. Kwadrant 2 bevat taken die belangrijk en niet urgent zijn. Deze hoef je nu niet te doen, maar kun je wel alvast inplannen. Het 3e kwadrant staat voor taken die onbelangrijk, maar wel urgent zijn. Deze kun je delegeren. Het laatste kwadrant staat tot slot voor taken die niet belangrijk en ook niet urgent zijn. Deze taken kun je elimineren.
Wanneer je deze prioriteitenmatrix gebruikt zul je al snel merken dat je je tijd effectiever benut. Wil je hem gebruiken?
Je kunt de matrix zelf maken in Excel, maar op internet vind je ook bestaande templates en apps zoals app.eisenhower.me.
Kwadrant 1 en kwadrant 2
Nu denk je misschien dat je je het beste kunt focussen op taken in kwadrant 1? Deze taken zijn ten slotte belangrijk én urgent. Toch is dit niet de meest effectieve aanpak. Wanneer je je vooral focust op kwadrant 1, loop je het risico op te gaan in de waan van de dag. Door je alleen maar te focussen op dat wat op de korte termijn moet gebeuren kun je last krijgen van stress en verlies je de lange termijn uit het oog. Het is daarom van belang dat je de focus niet alleen op urgente taken legt. Je kunt je beter focussen op alle belangrijke taken (kwadrant 1 en 2). Met een goede planning zorg je ervoor dat je oog hebt voor de korte en de lange termijn.
Wanneer is een taak belangrijk?
Of een taak urgent is hangt af van de deadline. Is de deadline dichtbij? Dan is het urgent. Ligt de deadline ver in de toekomst? Dan is het niet urgent. Of een taak belangrijk is daarentegen... Dat vind ik persoonlijk lastiger om te bepalen. Toen ik de matrix voor het eerst ging gebruiken was dat mijn struikelblok. 90% van mijn to do's was naar mijn idee belangrijk. Later las ik dat 'belangrijk' in de matrix van Eisenhower, wil zeggen dat het 'belangrijk' is dat jij de taak uitvoert. Heeft het consequenties voor jou wanneer je het niet doet? Ook dan is de taak belangrijk.
Voorbeeld: Collega A vraagt of je een project van haar kunt overnemen (onbelangrijk). Jij bent al druk genoeg met je reguliere takenpakket (belangrijk). Stel nu dat je het project van collega A op je neemt, maar daardoor je reguliere taken niet af krijgt... Misschien volgen er dan wel sancties? Het zit namelijk zo. Voor jou zijn de taken van collega A niet belangrijk. Je eigen taken zijn wel belangrijk. Zodra je die af hebt kun je taken uitvoeren die minder belangrijk zijn.
Prioriteiten stellen is daarom ook een lesje 'grenzen aangeven'. Collega's die hun werk over de schutting gooien zul je namelijk af en toe van een 'nee' moeten voorzien.
De vertaalslag van tijdmanagement naar persoonlijk management
In het boek De zeven eigenschappen van effectief leiderschap beschrijft Stephen Covey hoe je de prioriteitenmatrix naast een model voor tijdmanagement, ook kunt inzetten als model voor persoonlijk management. Wat mij betreft een erg waardevolle aanvulling! In plaats van dat je alleen maar je tijd zo effectief mogelijk benut, kijk je op deze manier ook naar wat het beste past bij wie jij als persoon bent.
Voor de uitgebreide uitleg kan ik je het boek van Covey absoluut aanraden. Hieronder vind je alvast een kort stappenplan waarmee je de vertaalslag zelf kunt maken:
Schrijf de rollen op die jij op dit moment in je leven vervult.
Mijn rollen zijn: individu, partner, dochter/familielid, vriendin, beleidsmedewerker, personal leadership trainee.
Schrijf per rol twee of drie belangrijke resultaten/doelen op die je binnen de komende zeven dagen wil bereiken. Een aantal van deze resultaten moeten in het 2e kwadrant vallen.
Bijvoorbeeld: financiële administratie bijwerken of plan van aanpak inleveren bij leidinggevende.
Maak een weekplanning voor de komende week en zorg ervoor dat je activiteiten in je planning opneemt om de hiervoor beschreven resultaten te bereiken. Je kunt ook kijken naar de activiteiten die je al in je agenda hebt staan en bepalen of je hier nu iets van wilt schrappen.
Doordat je werkt met een weekplanning kun je dagelijks zien hoe het ervoor staat. Indien nodig pas je je planning aan. Wanneer er sprake is van onverwachte omstandigheden kun je hier bovendien op anticiperen
Hopelijk heeft deze blogpost je weer wat handvatten gegeven om bewuste keuzes te maken die passen bij wie jij bent. Wat is jouw ultieme tip om prioriteiten te stellen?
© foto: Icons8 Team
