Eigenschappen van effectief leiderschap #3: Belangrijke zaken eerst

Heb je het over persoonlijke ontwikkeling of leiderschap dan heb je het al snel over Stephen Covey en zijn boek ‘De 7 eigenschappen van effectief leiderschap‘. Één van de bekendste leiderschapsboeken aller tijden. In De 7 eigenschappen van effectief leiderschap staan enorm veel waardevolle tips. Tips die je kunnen helpen om de leiding te nemen over je eigen leven. In deze serie deel ik elke keer één van de eigenschappen en leg ik je uit hoe je deze eigenschap kunt toepassen in de praktijk. Vandaag is het tijd voor eigenschap 3: Belangrijke zaken eerst. 

Wat er het minst toe doet mag nooit ten koste gaan van wat er het meest toe doet.

- Goethe

Eerder schreef ik al over eigenschap 1: Wees proactief en eigenschap 2: Begin met het einde voor ogen. Eigenschap 1 en 2 vormen samen de basis voor de principes van persoonlijk management. Met eigenschap 3: Belangrijke zaken eerst, breng je jouw principes van persoonlijk management vervolgens in de praktijk. Eigenschap 3 draait om zelfmanagement; informatie komt binnen en jij analyseert, ordent en voert uit met jouw principes als kompas.

Management versus leiderschap

Waar de eerste twee eigenschappen vooral gaan over leiderschap (vaststellen wat belangrijk is), gaat eigenschap 3 over management (de belangrijke dingen doen voordat je met de onbelangrijke dingen begint). Wanneer je duidelijk hebt wat jij belangrijk vindt is het ook makkelijker om de (voor jou) juiste keuzes te maken. Bij elke keuze die je maakt kun je jezelf afvragen of deze keuze in lijn is met jouw waarden en je persoonlijke missie. Hoe beter je weet wat je belangrijk vindt in het leven, hoe makkelijker het wordt om die dagelijkse to do's te prioriteren.

Discipline en persoonlijke integriteit

Bepalen wat jij belangrijk vindt en er ook daadwerkelijk naar leven vraagt discipline. Het vraagt een continu bewustzijn van je principes en de keuzes die hier op aansluiten. Je hanteert je principes als basis voor je keuzes en gedraagt je hier vervolgens ook naar. Leven volgens je principes helpt je om de regie te nemen over je eigen leven en voorkomt dat je wordt geleefd door omstandigheden, andere mensen of je agenda.

In hoeverre het je lukt om volgens je principes te leven heeft naast discipline ook te maken met persoonlijke integriteit; het vermogen om datgene te doen wat je tegenover jezelf verplicht bent te doen. Dit is de mate waarin je jouw gevoelens ondergeschikt kunt maken aan je principes en belangrijkste waarden. Doe jij alleen de dingen die je leuk vindt? Of doe je de dingen die belangrijk zijn, zelfs als je deze liever niet zou willen doen? Succesvolle mensen maken hun afkeer voor een activiteit ondergeschikt aan een hoger doel. Ze weten waar ze het voor doen.

Timemanagement

Heb je het over de belangrijke zaken eerst doen, dan heb je het al snel over timemanagement. Volgens Covey is dit het “organiseren en uitvoeren op basis van prioriteiten.” Waar in timemanagement de nadruk voorheen vooral lag op ‘efficiënt’ organiseren, is inmiddels bekend dat deze focus de productiviteit vaak niet ten goede komt. Efficiency beperkt de mogelijkheid om meer inhoud te geven aan onderlinge relaties. In plaats van organisatie van tijd, zouden we veel meer moeten focussen op de organisatie van onszelf. Een handig hulpmiddel bij het organiseren van onszelf op basis van prioriteiten is de matrix van Eisenhower.

Matrix van Eisenhower

De Matrix van Eisenhower is een model waarmee je taken kunt indelen op basis van twee criteria; urgentie en prioriteit. Kwadrant II (prioriteit en niet urgent) is de kern van effectief persoonlijk management. Dit zijn activiteiten die niet dringend,  maar wel belangrijk zijn. Het zijn zaken waarvan we weten dat we ze moeten doen, maar we stellen ze uit omdat ze niet dringend zijn. Om in kwadrant II te werken moet je je proactief opstellen, kwadrant I en III zetten je namelijk onder druk. Om ‘ja’ te zeggen tegen activiteiten uit kwadrant II moet je leren om ‘nee’ te zeggen tegen andere activiteiten, ook als deze soms dringend zijn. Het doel van kwadrant II-management is om je leven op een effectieve manier in te richten; je leeft vanuit heldere principes, hebt je persoonlijke missie helder en hebt aandacht voor wat belangrijk is.

Samenhang en balans

De belangrijke dingen eerst doen, vraagt om samenhang en balans. Samenhang tussen je visie, missie, rollen, doelstellingen en prioriteiten. Wanneer je je persoonlijke missie (inclusief rollen en doelen) een plaats geeft in je planning, kun je er voortdurend op  terugvallen. Op deze manier zorg je ervoor dat je belangrijke aspecten van je leven, zoals je gezondheid, je gezin, je werk of je persoonlijke ontwikkeling niet vergeet. Op de lange termijn hebben de verschillende levensgebieden allemaal invloed op elkaar. Zo is succes in je werk bijvoorbeeld geen compensatie voor een verbroken relatie, een geruïneerde gezondheid of persoonlijke tekortkomingen. Effectief leiderschap vereist naast samenhang ook balans, je leven organiseren volgens kwadrant II kan je helpen om meer balans te creëren.

Delegeren

Om je leven te organiseren volgens kwadrant II moet je kunnen delegeren. Je moet in staat zijn iets op een geschikt moment te doen of aan anderen over te laten. Je tijd indelen is een kwestie van efficiency, iets aan anderen overlaten is een kwestie van effectiviteit. Veel mensen kunnen niet delegeren. Het kost in hun ogen zoveel tijd en moeite, dat ze het net zo goed zelf kunnen doen. Er bestaat echter geen effectievere activiteit dan goed kunnen delegeren. Door je verantwoordelijkheid over te dragen aan mensen met genoeg kennis en ervaring kun je je concentreren op de, voor jou, belangrijke zaken. Door te delegeren vergroot je dus jouw eigen effectiviteit.

Volgens Covey kun je op twee manieren delegeren, je kunt delegeren aan de knecht en delegeren aan de rentmeester. Wanneer je delegeert aan de knecht zeg je precies hoe iemand een taak moet uitvoeren, deze manier van delegeren is niet bevorderend voor het gevoel van eigenaarschap bij de ander. Delegeren aan de rentmeester houdt in dat je het gewenste resultaat bespreekt, maar de ander de taak op zijn eigen manier laat uitvoeren. Op deze manier geef je de ander regie en toon je vertrouwen en zoals je misschien wel verwacht is dat juist een stimulans voor het gevoel van eigenaarschap.

Stappenplan: Organiseer je leven volgens kwadrant II

Wil jij je leven organiseren op basis van kwadrant II? Gebruik dan het volgende stappenplan:

1. Rollen definiëren: Schrijf op welke rollen jij in je leven hebt.

2. Doelen kiezen: Bedenk twee of drie belangrijke resultaten die je de komende week binnen elke rol wil verwezenlijken. Noteer hierbij ook kwadrant II-activiteiten. 

3. Schematiseren: Wanneer je je rollen en doelen kent, kun je elk doel aan een bepaalde dag van de week koppelen. Dat kan in de vorm van een to do of een afspraak

4. Dagelijkse aanpassing: Na het aanbrengen van je prioriteiten is het een kwestie van je dagelijks aanpassen: prioriteiten aanbrengen en op een zinvolle manier op onverwachte gebeurtenissen reageren.

 Wat helpt jou om de belangrijkste dingen eerst te doen? Heb je nog een goede tip?

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash